Paperless : scanne, classe, indexe et archive vos documents papier
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Que ce soit à la maison ou en entreprise, la nécessité d’archiver une quantité toujours plus importante de documents papier pose un véritable problème. Pour y remédier, l’outil informatique reste un allier précieux. Chez Microlys, nous utilisons le programme Paperless, voici les raisons de ce choix !
Le programme Paperless est ce que l’on appelle un « GED », ou logiciel de gestion électronique de documents (papier). Le principe de base est relativement simple. Scannez vos documents via l’interface de Paperless, il ne vous restera alors qu’à classer le document dans une catégorie (feuilles de soin, factures, etc.) pour que le tour soit joué ! Il ne vous reste plus alors qu’à jeter le document papier si vous n’avez pas obligation de le conserver !
Mieux encore, Paperless propose une fonction d’indexation, explications : une fois le document scanné, une reconnaissance de caractères (OCR) identifie les mots ou chiffres présents dans le document. Cela permet d’effectuer des recherches a posteriori en soumettant des mots clefs. Idéal pour trouver un document scanné il y a 3 ans (ou plus) en 3 secondes ! Redoutable. Pour la gestion quotidienne de Microlys, nous utilisons régulièrement Paperless et en sommes pleinement satisfaits. De nombreux logiciels de ce type existent, mais ce programme est celui qui a retenu notre attention en raison de sa légèreté, sa simplicité d’utilisation (attention, ce dernier est limité à la langue de Shakespeare) et son absence de bugs. Du tout bon !
On regrettera simplement le positionnement tarifaire du site de l’éditeur (50 dollars). Fort heureusement, il est possible de se procurer Paperless sur Amazon US pour moins de 28 euros TTC et ça, on aime !
Sweet Home 3D est un logiciel d’architecture remarquable gratuit open source disponible sur Mac et PC. On doit cette pépite à un français nommé Emmanuel Puybaret . D’après Wikipedia, ce logiciel est téléchargé plus de 10 000 fois par jour. 
MightyText est un logiciel qui vous permettra de taper vos SMS directement depuis votre ordinateur. Compatible PC et Mac, MightyText ne s’arrête pas à cette fonctionnalité. La synchronisation smartphone / ordinateur permet aussi de recevoir ses SMS (et d’y répondre) sur son Mac ou son PC.
Handbrake propose de nombreux profil d’encodage pré configurés pensés pour optimiser la lecture sur iPhone, iPad, etc. Au besoin, il est possible de prendre la main pour personnaliser l’ensemble des réglages, de la résolution au taux d’échantillonnage. Du tout bon !
Et c’est là qu’intervient Keepass Password Safe. Totalement gratuit et relativement simple d’utilisation, ce logiciel s’apparente à un coffre fort capable de retenir l’ensemble de vos mots de passe. Au besoin, vous pourrez même les classer par catégorie (email, achats, etc.) afin de mettre rapidement la main sur le mot de passe désiré.
Du coup on mettra tout en oeuvre pour se passer de ce programme. Hier Foxit PDF Reader, aujourd’hui un lecteur venu d’un développeur que nous n’attendions pas vraiment. Il faut dire que Foxit filait un mauvais coton avec ses logiciels publicitaires intégrés. Heureusement, depuis Windows 8 Microsoft propose une super application à la fois simple et légère nommée sobrement « Lecteur ».
Côté compatibilité, à l’instar d’OpenOffice, LibreOffice est compatible avec les fichiers fréquemment utilisés portant l’extension .DOC, .XLS. Attention toutefois, la compatibilité peut parfois montrer ses limites. Dans le cas d’un document provenant de Word, la mise en page n’est pas toujours respectée à la lettre.
L’excellent gratuiciel libre 7-Zip s’affranchit de toutes ces tâches, et plus encore. Simple, mais pas simpliste. Gratuit, mais puissant. 7-Zip est capable de décompresser la quasi-totalité des formats de compression existants. De plus, par rapport au décompresseur de Microsoft, même avec les fichiers ZIP, on apprécie de pouvoir décompresser ses archives dans un dossier portant le nom de l’archive à l’aide d’un simple clic droit sur le fichier en question. Un must léger, gratuit et fonctionnel.
De plus, on apprécie de pouvoir taper directement ses requêtes Google dans la barre d’adresse, sans oublier la possibilité d’enregistrer les mots de passe des sites que l’on visite habituellement pour les synchroniser avec son compte Google. Idéal pour se connecter à ses sites préférés en un clic quel que soit l’ordinateur ou le mobile utilisé. Un must gratuit à télécharger sans modération.
Une fois déployé, Dropbox ajoute un dossier dont le contenu est protégé des pertes de données. Comment ? Simplement en synchronisant son contenu avec un espace de stockage distant via Internet. Ajouter une photo dans le dossier Dropbox, cette dernière sera automatiquement envoyée / sauvegardée vers les serveurs de Dropbox. En cas de défaillance du disque dur, vol de l’ordinateur, incendie ou autre, les données qui étaient stockées dans le dossier Dropbox pourront être retrouvées en quelques clics.